Вакансии по России

Сайт является открытой базой данных. Все контакты работодателей в наличий имеются.

Заполнить заявление
на трудоустройство


Секретарь (работа в Иваново) | Вакансия компании МЕДИКА, ООО

Секретарь

12 000 - 15 000 RUB

   

МЕДИКА, ООО

Иваново

Контактное лицо

Алфёров Алексей

Телефон: (4932) 590234 (с 9:00 до 17:00)

Факс: (4932) 590233 (с 9:00 до 17:00)

Посмотреть все вакансии компании (1)


   

Обновлена: 7 февраля, 09:30

id 31143182

Опыт:

любой

Образование:

высшее

График:

полный рабочий день

 

Пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 17:00;
Работа на территории работодателя;
Ежегодный оплачиваемый отпуск.

Должностная инструкция секретаря-референта
 
1. Общие положения
1.1. Главной задачей секретаря-референта является организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности компании.
1.2. Цель - обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников‚ благоприятной обстановки и комфорта в офисе‚ поддержание благоприятного психологического климата‚ поддержание имиджа Компании.
1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. Секретарь-референт назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: действующими законодательными актами РФ‚ Уставом предприятия‚ Правилами внутреннего распорядка‚ Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) компании‚ приказами (указаниями) Генерального директора‚ нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.
1.6. На время отсутствия секретаря-референта на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на другого сотрудника компании.
1.7. Во время длительного отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет сотрудник‚ назначенный Генеральным директором‚ который наделяется соответствующими правами‚ обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.
 
Требования к внешнему виду
  • Деловой стиль в одежде
  • Ухоженные волосы‚ наличие прически
  • Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж‚ отсутствие макияжа)
  • Ухоженные руки‚ наличие нейтральных тонов лака на ногтях
 
2. Функциональные обязанности
На секретаря-референта возлагаются следующие обязанности:
2.1. При поступлении входящего телефонного звонка секретарь-референт подняв трубку телефона должен произнести следующую фразу: «Добрый (-ое) утро‚ день‚ вечер (в зависимости от времени суток) Компания ___________ (Имя секретаря)  слушаю Вас»;
2.2. В завершение разговора по входящему или исходящему звонку‚ а так же в тех случаях когда клиент покидает помещение должна звучать фраза «Всего доброго‚ До свидания»
2.3. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности (на почтовую рассылку не более двух рабочих дней).
2.4. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации‚ обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию‚ доводит их до непосредственных исполнителей‚ составляет номенклатуру дел.
2.5. Ведет регистрацию и учет входящих звонков‚ поступающей информации (от кого‚ кому‚ вес‚ количество мест) о прибытии грузов от грузоперевозчиков (Автотрейдинг‚ почта‚ багаж‚ контейнерная)
2.6. Своевременно и незамедлительно информировать экспедитора о поступлении груза на склад грузоперевозчика (Автотрейдинг‚ почта‚ багаж‚ контейнерная) и в последствии осуществление контроля за получением и доставкой груза‚ с внесением соответствующей записи (дата получения) в журнал регистрации грузов.
2.7. Своевременно‚ полностью и безошибочно доводит до сведения менеджеров всю информацию‚ поступающую от их клиентов (ФИО звонившего‚ по какому вопросу) в случае отсутствия менеджера на рабочем месте‚ либо последний ведет разговор по телефону‚ самостоятельно принять заявку.
2.8. Выполняет поручения директора‚ менеджеров‚ заведующего складом и бухгалтера по приему‚ оформлению и передаче необходимых им документов и информации;
2.9. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами. Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в комплекте документов клиента.
2.10. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.
2.11. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.12. Ведение текущего учета поступления‚ распределения‚ списания канцелярских и иных товаров‚ приобретаемых для нужд офиса.
2.13. Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов‚ материалов‚ необходимых для обеспечения офиса‚ меры по экономному использованию средств компании.
2.14. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
2.15. Составление и защита ежемесячного бюджета по закупкам.
2.16. Планирование закупок и проведения ремонтных работ.
2.17. Организация архивов.
2.18. Контролирует и систематизирует сертификаты и регистрационные удостоверения на поступающий товар и обеспечивает (своевременно) сопровождение отгружаемого товара копиями сертификатов и регистрационных удостоверений.
2.19. Выполняет копировально-множительные работы.
2.20. Выписывает доверенности и командировочные удостоверения
2.21 Ежедневно‚ до начала работы‚ вносит в компьютерную базу данных курс доллара по котировке ЦБ РФ.
2.22. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.
2.23. Выполняет отдельные поручения директора‚ связанные с деятельностью компании.
2.24. При выявлении каких-либо обстоятельств‚ могущих ухудшить деятельность компании‚ немедленно сообщает об этом директору.
2.25. Соблюдает нормы деловой этики‚ придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
 
3. Права
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда‚ иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением‚ рабочим местом‚ средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями‚ приказами‚ распоряжениями‚ Правилами и др. документами‚ регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы‚ необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Общества информацию‚ материально-технические и иные средства‚ необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.
3.7. Требовать от Руководителей подразделений информации по оформлению подписки на печатные издания
3.8. Требовать от любого сотрудника офиса заявку на направление курьера не позднее‚ чем за 24 часа до срока исполнения задания.
 
4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей‚ предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За не соблюдение законодательства РФ‚ Инструкций‚ приказов‚ распоряжений‚ Правил и др. документов‚ регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка‚ техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию‚ хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое‚ нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы‚ выдачу конфиденциальной информации‚ документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).
 
Данная инструкция может быть изменена или дополнена приказом дополнена приказом Генерального директора.
Нарушение данной инструкции или дополнений к ней влечет за собой административное взыскание в соответствии с ТК РФ‚ вплоть до увольнения

Профессиональная область:

Предпочтения:   от 23 до 30 лет, женщина

Контактное лицо:  Алфёров Алексей, телефон: (4932) 590234 (с 9:00 до 17:00)

 

добавить в "Избранное" Пожаловаться на вакансию
0


  • 0
Просмотров: 641 Комментарии: (0)

Работаем по всем видам профессии

Меню вакансии до 01.12.2018


    Отзывы посетителей

    Александр,   38 ле т ,
    Республика Пермь
    Спасибо вашему сайту! Нашел хорошую работу в Москве менеджером в крупной строительной компании.
    Доволен условиями работы и отличной заработной платой.

    Ольга,  27 лет, Екатеринбург
    Увидела на этом сайте работу для женщин, и не прошло и нескольких часов, как начались звонки работодателей, причем из многих регионов России! Предлагаемых вакансий действительно было множество. Очень благодарна данному сайту за помощь в трудоустройстве. Работаю к крупном банке. Своей новой работой очень довольна!

    Юрий,  40 лет,
    Москва
    Был на множестве сайтов по трудоустройству, но только на вашем сайте мне удалось найти себе подходящую работу, о которой довольно долго мечтал. Отличная работа, зарплата хорошая, много поездок в разные страны. Весьма доволен новой жизнью. Спасибо сайту.

     
     

    Статистика сайта на 12.2018

    Всего вакансий на сайте: 51200
    Добавлено вакансий сегодня: 110
    Средняя заработная плата: 60654 руб.