No Image

Централизация бухгалтерии плюсы и минусы

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
10 марта 2020

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

  • Аутсорсинговая компания.
  • Инсорсинговые услуги.
  • Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

  • вариант с полной централизацией;
  • форму частичной централизации;
  • контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
  • подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

  • увеличение степени достоверности учетных данных;
  • возможность применять к разным случаям единую методологию;
  • понижение уровня налоговых рисков;
  • оперативную подготовку всех видов отчетности;
  • обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
  • уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

  • приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
  • коллективного договора;
  • положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
  • правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

  • подготовку отчетов;
  • отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
  • проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
  • мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
  • контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
  • реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

  • отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
  • управленческие расходы сокращаются;
  • реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
  • единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
  • контролирующие действия унифицированы;
  • использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
  • не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
  • риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

  1. Выбор правовой формы новой структуры.
  2. Регистрация организации.
  3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
  4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
  5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
  6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

  1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
  2. Планово-аналитический или экономический отдел.
  3. Группа главных специалистов.
  4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
  5. Учетчики.
  6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

  • функции ЦБ;
  • права и обязанности сторон соглашения;
  • меры ответственности за конкретные виды нарушений;
  • указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
  • сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
  • правила документооборота;
  • особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Статьи по теме

В кризис компании начинают искать новые пути минимизации затрат, увеличения скорости принятия решений. И нередко часть этих проблем решается через создание централизованных финансовых служб. Прежде чем приступать к реорганизации, необходимо понять плюсы и минусы этого процесса, а так же объем возможных инвестиций.

Используйте пошаговые руководства:

Преимущества и недостатки централизации финансовой службы

Централизация финансовой службы может быть выгодна с точки зрения:

  • большего и оперативного контроля над хозяйственной деятельностью дочерних предприятий;
  • устранения кадровых проблем (отпуска, болезни, замены сотрудника);
  • минимизации ошибок при составлении отчетности;
  • экономии затрат на полноценную финансовую службу в более мелких «дочках»;
  • доступа к более дешевым кредитным ресурсам;
  • внедрения единого документооборота.

Но при этом централизация может иметь и некоторые минусы, а именно:

  • инвестиции в набор и обучение персонала централизованной финансовой службы;
  • перестройка действующей системы документооборота;
  • возможные инвестиции в программное обеспечение;
  • потеря времени (в России много часовых поясов);
  • рост затрат на фонд оплаты труда;
  • рост расходов на командировки.
Читайте также:  Как проверить фундамент при покупке дома

Поэтому решение в каждом конкретном случае принимается с учетом текущих бизнес-задач, которые стоят перед компанией. Например, это могут быть такие задачи:

  • улучшение кредитных условий;
  • более быстрое и точное формирование отчетности по РСБУ и МСФО;
  • усиление контроля за товарными и денежными потоками.

Если именно эти вопросы будут более эффективно решаться путем создания централизованной финансовой службы , то решение оправдано. Однако процесс необходимо организовать таким образом, чтобы избежать и финансовых и временных потерь.

Какие функции целесообразно оставить на местах и почему

В некоторых случаях, даже с учетом общей централизации, некоторые функции все же целесообразно оставлять на местах. Решения такого рода принимается с учетом специфики бизнеса, но можно отметить несколько более общих правил.

Бухгалтерская служба. Несмотря на действующие системы электронной сдачи отчетности, практика показывает, что существуют и вызовы на комиссии по НДС и налогу на прибыль, и посещения налоговой службы для дачи объяснений по тем или иным вопросам, сверки по налогам и т.д. Это именно живое» общение с налоговиками. И оно вряд ли будет эффективно, если московскому бухгалтеру придется все время ездить в командировки, чтобы поговорить с инспектором. Кроме того, придется нести дополнительные затраты на переезд, гостиницу, суточные. Да и время тоже деньги. Не говоря об элементарной усталости, которая приведет к снижению эффективности труда сотрудника.
Да и общение с налоговиками, возможно, будет более продуктивным, если это будут люди с одинаковой ментальностью, родившиеся и прожившие часть своей жизни в одном городе. Да, это нельзя сразу «монетизировать», но возможно лояльный к компании налоговый инспектор проконсультирует, как отразить ту или иную операцию в налоговом учете, что исключит возможность возникновения в будущем денежного штрафа и пеней за неверно исчисленный налог.

Кассиры. Эта должность предполагает не только работу в базе данных, что возможно и удаленно, но и с «живыми» деньгами, то есть на местах. Например, сдача розничной выручки в банк происходит только в месте физического сбора этой выручки.

Учетный персонал на складах. Если работа связана с первичным оформлением отгрузочных документов (например, товарно-транспортные накладные, проверка доверенностей), проверкой количества отгружаемого товара и т.п. – то это работа так же остается на местах. При этом счета-фактуры могут выписываться и в ЦФС.

Какие инвестиции потребуются для централизации финансовой службы

Как уже говорилось выше, в случае создания централизованной финансовой службы – компании будут необходимы инвестиции для формирования новой команды. Это и затраты на рекрутинг, и на обучение новых сотрудников, и на выплаты компенсации сокращенному персоналу. Вероятнее всего будут возникать и затраты, связанные с обустройством рабочих мест и изменением бизнес-процессов при централизации функций.

Если объединить все возможные инвестиции, то можно выделить несколько групп:

  1. Выплаты сокращаемому персоналу – компенсации по соглашению сторон или в соответствии с законом. Выплаты задолженности по отпускам.
  2. Расходы на набор новых сотрудников (плата кадровому агентству) и на обучение (если необходимо).
  3. Расходы, связанные с обустройством нового места – мебель, оргтехника (вряд ли целесообразно перевозить это из дальних регионов – эффективнее продать на местах и не тратить средства на логистику). Затраты на аренду офиса – если необходимо.
  4. Расходы на доработку IT–структуры – потребуются, так как меняется система документооборота и система коммуникаций. Даже если компания применяет самую совершенную ERP-систему, централизация той или иной финансовой функции наверняка потребует внесения тех или иных модификаций в ПО.

Часть затрат такого рода можно минимизировать, например, используя схему перевода персонала из региональных офисов в ЦФС.

Как быть с персоналом при централизации финансовой службы

Самое простое решение в случаи централизации финансовой службы – уволить работников на местах и набрать новых. Но есть несколько нюансов, которые стоит рассмотреть подробно.

Не секрет, что рынок труда по-разному реагирует на кризис в самых крупных мегаполисах (Москва и Санкт-Петербург) и в регионах. Несмотря на сжатие объемов практически всех рынков, в мегаполисах по-прежнему существует дисбаланс между спросом и предложением. Да, на одну вакансию в крупном городе приходит много откликов, но требования по зарплате зачастую не соответствуют ни опыту, ни знаниям претендентов. К тому же может случиться, что проинвестировав в нового сотрудника, через несколько месяцев компания столкнется с необходимостью его замены (не справился с работой или нашел иное место). Так что впереди новый раунд инвестиций, а самое главное – потери рабочего времени, что по сути так же потеря денег.

Поэтому если централизованная финансовая служба будет находиться в Москве или Санкт-Петербурге, то возможно, что компании будет выгоднее предложить переезд персоналу из регионов, даже с возможной компенсацией расходов на жилье. Особенно это касается нетиповых должностей, требующих более специальных знаний. Плюсом еще будет то, что компании сохранит лояльность сотрудника, а что касаемо лояльности новых кандидатов, то это всегда большой вопрос.

Пример

Примерная смета (без учета налогов).

Филиал компании расположен в Новосибирске:

  • Зарплата казначея – 30 000 руб. в месяц.
  • Годовой бонус казначея – 120 000 руб.
  • Итого расходы в год – 480 000 руб.

Создание централизованной финансовой службы в Москве (Санкт-Петербург):

  • Новый сотрудник (казначей):
  • Зарплата – 70 000 руб.
  • Вознаграждение кадровому агентству (оклад за 2 месяца) – 140 000 руб.
  • Годовой бонус – 280 000 руб.
  • Итого расходы: 1 260 000 руб.
  • Выплата компенсации (за 2 месяца) сотруднику в Новосибирске – 60 000 руб.
  • Итого совокупных расходов – 1 320 000 руб.

Перевод сотрудника из Новосибирска в Москву с повышением зарплаты и компенсацией жилья

  • Зарплата – 50 000 руб.
  • Компенсация жилья (годовая) – 240 000 руб.
  • Годовой бонус – 200 000 руб.
  • Итого расходы: 940 000 руб.
  • Экономия (первый год) 380 000 рублей или 40 %.

В этом примере есть реальная экономия денежных средств, причем мы не учитываем ту нематериальную выгоду, которая заключается в том, что компания сохранила и даже преумножила лояльность сотрудника.
Но, конечно, в каждом конкретном случае решение надо принимать индивидуально, учитывая в том числе и особенности самого сотрудника и ситуацию на рынке труда именно по этой должности.

Как выбрать место централизации финансовой службы

При выборе места, где будет находиться создаваемая централизованная финансовая служба, очень важно сразу же определить те основные задачи, которые компания планирует решить. Так же не стоит забывать и о специфике работы самой компании.

Пример

Возьмем условную розничную сети, которая состоит из магазинов, расположенных в Центральном, Северо-западном и Поволжском федеральных округах. Основные задачи, которые следует решить, создавая централизованную финансовую службу это:

  • получение кредитных ресурсов по наиболее низким ставкам;
  • усиление контроля за возможными злоупотреблениями на местах.

В этом случае наиболее оптимальным местом для размещения ЦФС будет либо Москва либо Санкт-Петербург. Поясню, почему.

  1. Больше возможностей для кредитования не в региональных отделениях, а в головных офисах самых крупных банков.
  2. Центры финансовой ответственности находятся в одном часовом поясе, что не затрудняет работу казначейства и как следствие обеспечивает более оперативное управление денежными потоками, что крайне актуально при наличии значительного кредитного портфеля;
  3. Из крупного мегаполиса будет проще организовать логистику командировок ( в том для целей проверок на местах и т.п.).
Читайте также:  Образец заявления об отсрочке уплаты административного штрафа

Иная ситуация – крупное рыбоводческое хозяйство. Фермы находятся в ДВФО, там же оптовая компания и несколько розничных магазинов. Но основной торговый дом в Иркутске, там же розничный магазин. В Москве и Санкт-Петербурге несколько мелких торговых точек.
Основные задачи финансовой службы холдинга:

  • разработка и исполнение финансовой стратегии;
  • оперативное управление денежными потоками;
  • контроль за возможными злоупотреблениями на местах.

Здесь целесообразнее разместить ЦФС, например, в Иркутске потому что:
учитывая часовые пояса из Иркутска более удобно, чем из Владивостока управлять денежными потоками в Москве и Санкт-Петербурге;

  • кредитные ресурсы не нужны, а текущее РКО в банках Иркутска вполне устроит компанию (скорее компания даже получит преимущество, так как будет в местном банке крупным клиентом, а в мегаполисах может и затеряться на фоне сырьевых монстров);
  • оклады финансистов в Иркутске будут ниже чем в мегаполисах, да и затраты на аренду офиса тоже будут меньше чем в Москве и Санкт-Петербурге;
  • выездные проверки и инвентаризации опять же дешевле проводить, отправляя команду во Владивосток из Иркутска, чем из Москвы.

Как выстроить коммуникации между сотрудниками при централизации финансовой службы

Когда компания создает централизованную финансовую службу, многие привычные коммуникационные связи рушатся. И это, безусловно, вызывает негативную реакцию у персонала. Например, раньше для того что оплатить какой-либо срочный счет, надо было зайти к казначею с завизированной заявкой, иногда и в обход существующих процедур. (формальности уладим потом). Теперь надо заблаговременно разместить эту заявку в системе, возможно добавить какие-то пояснения, к тому же заявка может быть не исполнена, так как не уложились по времени (есть понятие банковского дня).

Поэтому при смене места нахождения централизованной финансовой службы необходимо произвести ревизию коммуникационных процессов. Если разделить этот процесс на несколько этапов, то он может выглядеть так:

  1. Определение всех бизнес-процессов в которых участвуют финансовые службы.
  2. Выделение тех бизнес-процессов, которые требуют изменений в связи с централизацией финансовой службой. Например, казначейские процессы, в случае если служба казначейства становится централизованной.
  3. Внесение изменений в конкретные бизнес-процессы. Например, формирование заявок на оплату.
  4. Доведение новой информации до всех участников.

Пример

Бизнес-процесс: оплата заявок на финансирование

БЫЛО: казначейская служба на местах:

  1. Утверждение головным офисом БДДС конкретного ЦФО. Доведение показателей до ЦФО.
    Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
  2. Внесение утвержденных показателей в соответствующий модуль ПО.
    Исполнитель: финансовая служба ЦФО.
  3. Формирование в модуле заявки на финансирование.
    Исполнитель: владелец бюджета в ЦФО.
  4. Акцепт заявки (наличие бюджета, комплект необходимых документов и т.п.).
    Исполнитель: бюджетный контроль ЦФО.
  5. Оплата заявки.
    Исполнитель: казначейство ЦФО.
  6. Передача документа об оплате заказчику.
    Исполнитель – казначейство ЦФО.
  7. Формирование отчета об исполнении БДДС и передача в головной офис.
    Исполнитель: казначейство ЦФО.

СТАЛО: казначейская служба централизована:

  1. Утверждение головным офисом БДДС конкретного ЦФО. Доведение показателей до ЦФО. Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
  2. Внесение утвержденных показателей в соответствующий модуль ПО.
    Исполнитель: финансовая служба головного офиса.
  3. Формирование в модуле заявки на финансирование.
    Исполнитель: владелец бюджета в ЦФО.
  4. Акцепт заявки (наличие бюджета, комплект необходимых документов и т.п.).
    Исполнитель: бюджетный контроль головного офиса.
  5. Оплата заявки.
    Исполнитель: казначейство головного офиса.
  6. Передача документа об оплате заказчику.
    Исполнитель: казначейство головного офиса.

Сначала кажется, что значимых изменений как будто и нет: заявки по-прежнему оплачивает казначейство. Но теперь это казначейство, которое находиться в головном офисе, а не Мария Степановна из соседнего кабинета. Документ об оплате придет в казначейство по электронной почте, а не попадет на стол к Марии Степановне от кого-то из сотрудников.

Все изменения в бизнес-процессах после централизации финансовой службы необходимо зафиксировать письменно, чтобы у сотрудников не возникало путаницы: кто теперь и за что отвечает. Так же следует довести до сотрудников, какой функционал остается на местах. Дабы сотрудник, которому нужно получить форму НДФЛ -2 знал, что за ней надо идти к бухгалтеру, который остался, как и прежде на месте, а не писать запрос в централизованную бухгалтерию.
С одной стороны, это все элементарные вещи. Однако любое изменение может серьезно озадачить персонал и привести к непродуктивным потерям рабочего времени, когда сотрудники будут пытаться самостоятельно понять, куда идти с тем или иным вопросом, проблемой. Лучше один раз потратить время и силы на описание изменений, чем тратить его потом ежедневно на объяснение новых правил работы. Или получать ежедневные сбои в работе из-за того что кто-то что-то не так понял.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Бюджетный учет, N 4, 2010
М.Р.Губайдуллина, специалист контрольно-ревизионного отдела
Финансово-казначейского управления Зеленоградского административного
округа Департамента финансов города Москвы

Действующее законодательство возлагает на плечи руководителя бюджетного учреждения право выбора метода ведения учета, одним из которых является передача функций централизованной бухгалтерии. В чем принципиальное отличие данного метода от других? Каковы типичные нарушения, выявляемые контролирующими органами при проверках централизованных бухгалтерий? Какова альтернатива данному методу? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим деятельность централизованных бухгалтерий, относятся Бюджетный кодекс, Налоговый кодекс и Закон "О бухгалтерском учете".

Согласно статье 162 Бюджетного кодекса одним из полномочий получателя бюджетных средств является ведение бюджетного учета либо передача на основании соглашения этого полномочия иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии).

Согласно пункту 2 статьи 6 Закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 129-ФЗ) руководители организаций могут передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Согласно пункту 5 статьи 321_1 Налогового кодекса в бюджетных учреждениях, занимающихся коммерческой деятельностью, бухгалтерский учет ведется централизованными бухгалтериями в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса. Декларации по налогу представляются централизованными бухгалтериями в налоговые органы по месту нахождения каждого бюджетного учреждения в порядке, установленном Налоговым кодексом.

Следует обратить внимание на то, что действующая нормативная база в области организации и ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях вопросы о деятельности централизованных бухгалтерий затрагивает мало. В связи с чем возникают трудности как в работе самих централизованных бухгалтерий, так и при их проверках.

Напомним, что централизованные бухгалтерии были созданы как специализированные структурные подразделения при органах государственной власти и органах местного самоуправления, главных распорядителях и распорядителях бюджетных средств. В настоящее время большинство централизованных бухгалтерий имеют статус юридических лиц, свою печать, бланки и имущество. Таким образом, вопрос о централизованной бухгалтерии не теряет своей актуальности.

Основными документами, определяющими особенности функционирования централизованных бухгалтерий, являются нормативно-правовой акт руководителя органа исполнительной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления о создании ГУ "Централизованная бухгалтерия", а также уставы этих учреждений.

Кроме того, каждая централизованная бухгалтерия издает локальные акты, регламентирующие ее деятельность:

– приказы и распоряжения руководителя;

– коллективный договор;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение о премировании;

Читайте также:  Решение суда отказать в иске

– положение о предоставлении дополнительных платных услуг;

– приказ об учетной политике.

Основная функция централизованных бухгалтерий – осуществление бухгалтерского учета по отдельным статьям расходов государственных учреждений, принадлежащих тому или иному ведомству на основании договоров с этими учреждениями о централизации расходов. Прикрепление государственных учреждений к централизованным бухгалтериям находится в компетенции отраслевых департаментов. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от предпринимательской деятельности осуществляется в разрезе бюджетных учреждений, а финансирование расходов из соответствующего бюджета производится с единого лицевого счета по сводной смете централизованной бухгалтерии.

Централизованные бухгалтерии осуществляют работу по составлению и исполнению смет расходов бюджетных учреждений, ведут учет исполнения смет расходов и осуществляют систематический контроль за ходом их исполнения, за состоянием расчетов, сохранностью денежных средств и товарно-материальных ценностей, за правильным и экономным расходованием бюджетных средств, а также обеспечивают правильное и своевременное составление периодической и годовой отчетности об исполнении бюджета.

При централизованном учете за руководителями бюджетных учреждений сохраняются права распорядителей бюджетных средств. При этом они:

– заключают договоры на поставку товаров и оказание услуг;

– получают в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды или разрешают выдачу авансов своим сотрудникам;

– заключают трудовые соглашения;

– разрешают оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой;

– расходуют в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения;

– подписывают документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, утверждают авансовые отчеты подотчетных лиц, акты на списание в установленном порядке пришедшего в ветхость оборудования и инвентаря;

– получают от централизованных бухгалтерий необходимые справки и сведения об исполнении сметы, а также разрешают другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Функции централизованной бухгалтерии

Функции централизованной бухгалтерии

Органами исполнительной власти субъекта, органами местного самоуправления может быть установлена различная степень централизации бюджетного учета для каждого конкретного учреждения (рис.1).

В зависимости от выбранного способа централизованные бухгалтерии выполняют различные функции. Так, в случае с полной централизацией в обслуживаемых учреждениях должность бухгалтера в штатных расписаниях не предусматривается, бухгалтерские службы не создаются. Первичные учетные документы по движению материальных запасов и других нефинансовых активов исполняются материально ответственными работниками учреждений. Проекты смет доходов и расходов разрабатываются в централизованной бухгалтерии на основании данных, представленных руководителями учреждений или структурных подразделений. При этом право подписи заявлений на выдачу авансов подотчетными лицами, право утверждения авансовых отчетов, право подписи расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы сохраняется за руководителями учреждений. Такая форма централизации в настоящий момент является одной из самых популярных, так как позволяет максимально минимизировать расходы (как денежные, так и временные) бюджетного учреждения.

Второй по популярности формой централизации является передача части функций по ведению бюджетного учета централизованным бухгалтериям. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, а также расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и сборам. В данном случае в штатные расписания учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка не только первичной документации, но и бухгалтерских документов, служащих основанием для производства расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, служащих основанием для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией в этом случае закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля за соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования бюджетных и иных средств учреждений. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам), а также составление налоговой отчетности производятся централизованной бухгалтерией.

В некоторых случаях бюджетным учреждениям предоставлены максимальные полномочия по ведению бюджетного учета, а централизованные бухгалтерии осуществляют учет лишь в части расходов, производимых по отдельным статьям сметы расходов. Как правило, это связано с ситуацией, когда некоторые виды материальных запасов или иных нефинансовых активов поставляются централизованно.

Последний вид централизации представляет собой ведение бюджетного учета учреждениями самостоятельно, а составление сводной бухгалтерской отчетности органами исполнительной власти (органами местного самоуправления) поручено централизованной бухгалтерии. Такой вариант удобен для упорядочения контроля за расходованием бюджетных средств, выделяемых учреждениям. Бюджетные учреждения, имеющие свои бухгалтерии, в этом случае передают бухгалтерскую отчетность в отраслевые централизованные бухгалтерии для составления сводной отчетности по району, городу, области.

Основополагающие документы

Проверка правильности ведения бюджетного учета учреждений, заключивших договоры на бухгалтерское обслуживание, начинается с проверки соблюдения договорных условий. В договорах на обслуживание, как правило, определена степень централизации, основные задачи централизованной бухгалтерии, права и обязанности сторон. Из этого документа ревизор черпает основную информацию об объекте проверки. Кроме функций, прав и обязанностей сторон проверяющих также интересует право первой подписи. Руководитель бюджетного учреждения, заключая договор, может оставить за собой право первой подписи лишь по приносящей доход деятельности или по всем счетам своего учреждения. Право второй подписи может остаться у главного бухгалтера или бухгалтера централизованной бухгалтерии, ответственного за обслуживание данного учреждения, в зависимости от выбранного способа централизации.

Вторым моментом, на который обращает внимание ревизор, является учетная политика. Являясь документом для внутреннего использования и практическим руководством для всех сотрудников бухгалтерии, учетная политика имеет большое значение и для внешних пользователей. В частности, при принятии решений арбитражные суды ориентируются на способы учета, закрепленные в ней. Четко и грамотно сформированная учетная политика считается показателем высокой бухгалтерской квалификации.

Государственная учетная политика реализуется через Инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Минфина России от 30 декабря 2008 года N 148н (далее – Инструкция N 148н).

Бухгалтерский учет в учреждениях осуществляется также в соответствии с Законом N 129-ФЗ. Пункт 3 статьи 5 его гласит, что организации, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. На основании этих положений бюджетные учреждения при наличии особенности в деятельности могут формировать свою учетную политику. При этом ответственность за формирование учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер учреждения (п.2 ст.7 Закона N 129-ФЗ).

При необходимости бюджетные учреждения вносят изменения в учетную политику на основании статьи 6 Закона N 129-ФЗ и статьи 313 Налогового кодекса. При наличии в учреждении учетной политики ревизор проверяет в ходе контрольных мероприятий правильность ее составления и утверждения в соответствии с законодательством:

– невнесение изменений в учетную политику;

– отсутствие перечня основных средств, на которые не наносятся инвентарные номера;

– отсутствие рабочего плана счетов и порядка контроля за хозяйственными операциями.

Особенность функционирования централизованных бухгалтерий заключается в сложности взаимодействия с широкой сетью бюджетных учреждений. Именно поэтому для централизованной бухгалтерии крайне важно определить порядок взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. В связи с этим важным документом является график документооборота, при отсутствии или несоблюдении которого возникает большинство нарушений.

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Юридические советы
0 комментариев
No Image Юридические советы
0 комментариев
No Image Юридические советы
0 комментариев
Adblock detector