No Image

Положение о защите персональных данных организации

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
10 марта 2020

Положение об обработке и защите персональных данных (пример)

Персональные данные – это различного рода информация, которая относится к определенному физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ). Как и любая другая информация, персональные данные обрабатываются, т. е. происходит их сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение и т.д. Для того, чтобы обработка персональных данных не могла нарушить права и свободы гражданина, в т.ч. права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, требуется должная защита персональных данных. Актуальной эта тема является и для всех работодателей, ведь они, по сути, постоянно занимаются обработкой тех или иных персональных данных своих работников. Сюда относятся, к примеру, паспортные данные работника или адрес его проживания, информация об образовании или стаже работника, сведения о заработной плате или семейное положение сотрудника и т.д. Важность этой области подтверждается тем, что в ТК РФ вопросам защиты персональных данных работников посвящена отдельная глава – гл. 14 «Защита персональных данных работника». О защите персональных данных в организациях расскажем в нашей консультации и приведем образец Положения о защите персональных данных работников 2017.

Политика обработки и защиты персональных данных работников

Общие требования к обработке персональных данных работника, а также вопросы защиты персональных данных на предприятии содержатся в ст. 86 ТК РФ.

Так, ТК РФ устанавливает, в частности, следующие аспекты обработки и защиты персональных данных:

  • обработка персональных данных работника производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • все персональные данные работника нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  • работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты;
  • работодатель должен под роспись ознакомить работников и их представителей с порядком обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

При этом требования к защите персональных данных работников не могут рассматриваться в отрыве от вопросов передачи персональных данных. Так, работодатель при передаче персональных данных работника обязан соблюдать определенные требования.

К ним, в частности, относятся (ст. 88 ТК РФ):

  • по общему правилу не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника;
  • предупреждать лиц, которые получают персональные данные работника, что эти данные могут использоваться лишь в целях, для которых были сообщены;
  • передавать персональные данные работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
  • разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника (кроме случаев, связанных с проверкой возможности выполнять работником трудовую функцию).

В то же время, согласие работника на передачу персональных данных требуется не всегда. Так, согласие не требуется, когда передача персональных данных необходима для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ) или необходима на основании других Федеральных законов (сюда относятся, к примеру, сведения в ПФР, ФСС, налоговые органы и т.д.).

Читайте также:  Автобиография врача образец на работу

Ответственность за нарушение требований по защите персональных данных

Ответственность за нарушения требований по обработке и защите персональных данных работника разнообразная. Она касается, как работников, так и самого работодателя.

К примеру, работник может быть уволен за разглашение ставших известными ему при исполнении своих трудовых обязанностей персональных данных другого работника. Ведь это будет считаться грубым нарушением работником своих трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

А, например, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, может повлечь штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, а на организацию-работодателя – от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ ).

Обращаем внимание, что штрафы с 01.07.2017 существенно выросли. Если раньше максимальный штраф на организацию за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных составлял 10 000 рублей, то с 01.07.2017 он вырос до 75 000 рублей.

Положение о защите персональных данных 2017: образец

Учитывая, что работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, работодатель обязан ознакомить их с соответствующими документами (абз. 2 ст. 89 ТК РФ). Для этих целей может быть разработано Положение о защите персональных данных, с которым работодатель обязан знакомить всех вновь принимаемых работников.

Приведем пример Положения об обработке и защите персональных данных, размещенного в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2019 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:

  • для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
  • для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
  • для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.
Читайте также:  Какие документы нужны на прицеп

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

  • карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
  • трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
  • дипломы, сертификаты об образовании;
  • трудовой договор.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Храните данные правильно

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.

Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.

Образец положения о персональных данных работников (2019) и его разработка

На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

  • цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
  • перечни таких данных;
  • описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
  • способы доступа к данным;
  • перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
  • права сотрудников фирмы на доступ к информации;
  • ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.

Что такое персональных данные

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации и проживания;
  • ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • информация об образовании и трудовом стаже.
Читайте также:  Что делать при утере полиса медицинского страхования

Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.

Структура положения о персональных данных

Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Раздел Содержание
1 Основные положения Цели документа, законы, порядок утверждения
2 Основные понятия Определения понятий, упортребляемых в документе
3 Состав персональных данных работников Перечень личных сведений
4 Обработка данных Условия обработки информации
5 Комплекс документов Перечень документов, содержащих личные сведения
6 Доступ к персональным данным Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации
7 Защита персональных данных Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений
8 Права и обязанности работника Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении
9 Ответственность за разглашение информации Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством

Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019

На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается приказом руководителя организации. Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ – ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Юридические советы
0 комментариев
No Image Юридические советы
0 комментариев
No Image Юридические советы
0 комментариев
Adblock detector